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Dokumentengenerierung
Elektra bietet die Möglichkeit Dokumente mithilfe von Vorlagen zu generieren. Vorlagen werden von der zentralen Projektleitung bereitgestellt. Es ahndelt sich um Dokumente mit dynamischen Bausteinen (Variablen). Diese können dadurch automatisch an die Gegebenheiten der jeweiligen Wahlfunktion angepasst werden. Sie können in verschiedene Arten eingeordnet werden.
Vorlagenarten
Stammdaten der Wahl-Entitäten (Kandidaten, Wahlräume etc.)
- Generierung von Briefen u. Aushängen
- Erstellung von Listen zur Übersicht
Wahlfunktionen (Formulare)
- Protokollierung der Wahldurchführung
- Erzeugung von Stimmzetteln
Arbeitshilfen
- Interne Informationen / Bekanntmachungen
- Hilfestellungen für das Wahlteam
Dokumentengenerierung in den Stammdaten
Alle zentralen Stammdatentabellen sind mit einem Mechanismus ausgestattet, um Dokumentvorlagen in Word- oder PDF-Format abzurufen. Sind keine Vorlagen vorgesehen, finden Sie den Eintrag „Keine Vorlagen“ in oragener Farbe. Ansonsten finden Sie oben rechts neben dem Knopf zum Anlegen von Daten ein Dropdown-Menü mit der Auswahl der verfügbaren Vorlagen.
Nach Auswahl einer Vorlage öffnet sich ein Dialogfeld zur Auswahl der gewünschten Datensätze.
Beim Erstellen eines Dokuments gibt es folgende Optionen:
- ein einzelnes Dokument erzeugen oder
- mehrere Dokumente in einer Schleife generieren. Dazu bietet der Dialog ein kombiniertes Dropdown-Feld mit Einträgen. Es reagiert aber auf Tastatureingaben. Die Datensätze werden in der selbst gewählten Reihenfolge aufgelistet.
Der Generierungsprozess läuft im Hintergrund und erstellt entweder PDF-Dokumente oder DOCX/ZIP-Dateien mit Word-Dokumenten. Ist der Generierungsprozess abgeschlossen, erscheint ein grüner Balken. Die Datei kann anschließend aus dem Downloadbereich des Browsers herunterladen werden. Bei sehr lang laufenden Generierungen wird bei Abschluss eine Benachrichtigung verschickt.
Besonderheiten bei Word-Dokumenten:
- Word-Dokumente können vor dem Druck weiterbearbeitet werden.
- Bei mehreren Dokumenten wird eine ZIP-Datei bereitgestellt. Die ZIP-Datei muss geöffnet werden bzw. die Elemente müssen extrahiert werden, um Zugriff auf die einzelnen Dokumente zu bekommen.
Dokumente in den Wahlfunktionen
In den einzelnen Wahlfunktionen (nicht in allen, aber vielen) besteht die Möglichkeit, ebenfalls Dokumente generieren zu lassen. Die Dokumentengenerierung innerhalb der Wahlfunktionen läuft ähnlich ab wie bei den Stammdaten.
Jedoch befinden sich die Schaltflächen zur Generierung eines Dokuments meist in den einzelnen Listen der Funktionen und die Dokumente werden automatisch als Word-Dateien erstellt, damit Sie einfach bearbeitet werden können.