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3) Wahlunterlagen generieren
Diese Wahlfunktion dient dazu, Seriendrucke zur Beantwortung von Wahlanträgen zu erzeugen und deren erfolgreichen Versand zu vermerken. Dies umfasst Briefwahlunterlagen wie Wahlbriefe, ggf. Wahlscheine, Login-Daten für die Onlinewahl und Umschläge für den Versand und Rückversand. Durch eine systematische Bearbeitung wird sichergestellt, dass nur korrekte und vollständige Wahlunterlagen an die Wahlberechtigten ausgegeben werden.
Wie bei den meisten Wahlfunktionen beginnt auch hier der Aufbau mit den Arbeitshilfen und der Auflistung der Plausibilitätsprüfungen (Fehler und Warnungen)
Die Funktion arbeitet mit drei zentralen Listen:
- Unterlagen-Ausdrucke
- Liste der Briefwahlunterlagen-Anfragen
- Liste der Onlinewahlunterlagen-Anfragen – Entspricht der Briefwahlliste, jedoch für Onlinewahlunterlagen.
In der Liste Unterlagen-Ausdrucke erscheinen alle Unterlagen, die in den Listen Brief- und Onlinewahlunterlagen-Anfragen erstellt wurden.
Abb. : Liste Unterlagen-Ausdrucke
In den Listen „Briefwahlunterlagen Anfragen“ und „Onlinewahlunterlagen Anfragen“ sind alle Wahlberechtigten mit einem gestellten Online- oder Briefwahl-Antrag erfasst, egal ob dies im Wählerservice oder manuell verbucht wurde. Die Listen sind nur gefüllt, wenn tatsächlich Anträge gestellt wurden.
Abb. : Liste Briefwahlunterlagen Anfragen
Abb. : Liste Onlinewahlunterlagen Anfragen
Den Listen steht ein Ankreuzfeld voran, das erlaubt, den Listeneintrag zu markieren. Auch das Markieren ALLER Listeneinträge ist möglich. Sobald alle gewünschten Wahlberechtigten ausgewählt wurden, kann die zu verwendende Druckvorlage ausgewählt werden. Anschließend klickt man auf „Unterlagen erstellen“. Das Arbeitsergebnis landet in der obigen Liste „Unterlagen-Ausdrucke“. Dort kann es heruntergeladen und ausgedruckt werden. Der Vorgang kann mit 'als ausgegeben markieren' abgeschlossen werden, wenn die Unterlagen vollständig assembliert wurden. Dadurch wird ein Zeitstempel gesetzt und die Anträge gelten als erledigt. Die erledigten Anträge werden anschließend automatisch aus der jeweiligen Liste (Briefwahl- oder Onlinewahlunterlagen) entfernt.
Information:
Je nach Größe der Unterlagen, kann die Dauer des Hintergrundjobs „Unterlagen erstellen“ variieren. Dementsprechend kann es bei entsprechender Größe eine Weile dauern, bis die erstellten Wahlunterlagen in der Liste Unterlagen-Ausdrucke erscheinen.
Die Bearbeitung von Wahlunterlagen für Briefwahl oder Onlinewahl auf Antrag unterliegen einer gewissen Sorgfaltspflicht. Hier daher eine Reihe von wichtigen Hinweisen zur Bearbeitung:
- Legen Sie sich Unterlagen für eine erfolgreiche Stapelbearbeitung zurecht und schaffen Sie sich dazu Platz an Ihrem Arbeitsplatz.
- Sorgen Sie für genügend Papier im Drucker
- Verwerfen Sie den ganzen Druckjob und vernichten Sie physische Unterlagen, wenn es zum Papierstau gekommen ist!
- Arbeiten Sie die Anfragen regelmäßig vollständig ab, so dass Sie nicht den Überblick verlieren. Achten Sie dabei vor allem auf das Vermerken der erfolgreichen Aufbereitung in der ersten Liste mit dem grünen Zeitstempel.
- Achten Sie insbesondere bei Bezirkswahlen ganz besonders auf die unterschiedlichen Stimmzettel.
- Führen Sie ggf. ein handschriftliches Protokoll über die Anzahl der ausgegebenen Unterlagen.
- Halten Sie vorproduzierte Wahlunterlagen und insbesondere Stimmzettel unter Verschluss.