4) Urnenwahl protokollieren

Bei längerfristigen Urnenwahlen mit wechselnden Wahlräumen und Wahlteams muss jeder Wahltag dokumentiert werden. Diese Funktion dient der Erstellung und Verwaltung von Wahlprotokollen.

Wie auch bei den anderen Wahlfunktionen stehen PDF-Dokumente mit Checklisten und Anleitungen zur Vorbereitung bereit. Außerdem zeigt das System auch hier mögliche Fehler oder Warnungen an, die vor Nutzung bearbeitet werden können/müssen.

Zentral ist die Liste der Wahlprotokolle. Diese besteht aus einer Matrix aus Wahlräumen und Urnenwahltagen:


Abb. : Liste Urnenwahl-Protokolle

Erstellung und Speicherung von Protokollen

  1. Wählen Sie in der Matrix der Urnenwahltage und Wahlräume einen Eintrag aus und klicken Sie auf den blauen Stift zur Bearbeitung.
  2. Tragen Sie relevante Informationen in das Dialogfeld ein. In dem Feld „Fertige Dokumente“ müssen Sie in diesem Schritt noch nichts beifügen. Speichern Sie den Inhalt des Dialogs. Der Status ändert entsprechend Ihrer Angaben.
  3. Erzeugen Sie das Protokoll. Klicken Sie dafür auf das Dropdown-Menü „Protokoll erstellen“ und wählen Sie eine Protokollvorlage aus. Ergänzen Sie dann ggf. weitere erforderliche Angaben, die in die Vorlage eingefügt werden sollen und klicken Sie auf „Generieren“.
  4. Ergänzen Sie das Protokoll an den notwendigen Stellen, drucken Sie es aus und unterschreiben Sie es. Fügen Sie außerdem Anlagen an, falls notwendig.
  5. Anschließend kann das fertige Protokoll hochgeladen werden. Scannen oder fotografieren Sie dafür das Protokoll. Klicken Sie anschließend wieder auf den blauen Stift, um wieder in dasselbe Dialogfeld aus Schritt 2 zu gelangen. Laden Sie hier das Dokument in das Feld „Fertige Dokumente“ hoch. Sobald die Eingaben gespeichert wurden, wird der Status des Feldes automatisch auf „fertig“ gestellt.


Abb. : Dialogfeld „Protokoll ändern“

Wie bei den meisten anderen Wahlfunktionen gibt es auch bei dieser Wahlfunktion die Möglichkeit den Status zu aktualisieren sowie Notizen und Kommentare einzugeben.