1) Stimmzettel erstellen

Erzeugen Sie Ausgaben für Wahlvorschläge und generieren Sie Stimmzettel im gewünschten Layout mithilfe des integrierten Reportgenerators. Geben Sie Stimmzettel schließlich zum Druck frei.

Abb. : Übersicht Wahlfunktion 1

1. Vorgehensweise:

1.1 Vorbereitung:

Sichten Sie die Arbeitshilfen , um den Ablauf der Funktion besser zu verstehen.

Das Plausibilitätsmodul prüfen: Fehler (rot) oder Warnungen (gelb) können Hinweise auf mögliche Probleme geben. Falls Fehler auftreten, sollten diese korrigiert werden und die Wahlfunktion sollte neu gestartet werden, bevor der Prozess fortgesetzt wird. Falls Fehler bestehen bleiben, liegt die Verantwortung für mögliche Folgeprobleme beim Benutzer. Bei Unsicherheiten sollte die Wahlprojektleitung (z.B. über den Helpdesk) kontaktiert werden.

1.2 Dialogbox ausfüllen:

Klicken sie auf die Schaltfläche „Entwurfsdaten bearbeiten & Vorlagen generieren“, um die Dialogbox zu öffnen. Falls Bezirkswahlen aktiviert sind, muss ein Bezirk angegeben werden. Bei Einheitswahlen ist nur ein Eintrag vorhanden. Die Dialogbox besteht aus optionalen sowie Pflichtfeldern und wird im folgenden näher erklärt.

Überschrift & Unterüberschrift definieren:

Standardmäßig ist „Stimmzettel“ oder „Wahlvorschlag“ voreingestellt, kann aber angepasst werden. Die Unterüberschrift erscheint fett unterhalb der Hauptüberschrift und ist optional

Text über/unter dem Stimmblock:

Dieser Text wird nur bei papierenen Stimmzetteln wiedergegeben, bei der Online-Wahl wird es automatisch aus den Vorgaben hergeleitet.

Wasserzeichen:

Optional kann ein Wasserzeichen in grauer Schrift hinterlegt werden (z. B. „Entwurf“).

WICHTIG: Sollte das Dokument für den finalen Druck vorgesehen sein, muss dieses Feld leer bleiben.

Kandidaten auswählen:

Alle Kandidaten mit dem Status „zugesagt“ können mit der Schaltfläche „Alle Kandidaten auswählen“ übernommen werden. Eine manuelle Auswahl ist ebenfalls möglich. Es können jedoch nur zugesagte Kandidaten ausgewählt werden.

Vorlage wählen:

Es stehen verschiedene Vorlagen zur Auswahl, die sich im Layout unterscheiden. Die passende Vorlage sollte basierend auf der Anzahl der Kandidaten gewählt werden.

Entwurf erstellen:

Im letzten Bereich „Neue Wahlvorschlag-/Stimmzettel - Entwürfe jetzt erstellen“ kann entschieden werden, ob die eingetragenen Daten als Entwurf gespeichert und zur weiteren Bearbeitung in die Liste übernommen werden sollen oder nicht.

Abb. : Wahlvorschlag/Stimmzettel ändern - oberer Bereich

Abb. : Wahlvorschlag/Stimmzettel ändern - unterer Bereich

1.3 Erstellung & Prüfung:

Der Entwurf erscheint nun in der Liste. Es kann einen Moment dauern bis der Hintergrundprozess abgeschlossen ist. Wenn nötig, kann der Reload-Button gedrückt werden.

Um das Dokument zu überprüfen, kann die Vorschau genutzt oder das Dokument heruntergeladen werden. Die Datei sollte von den Wahlteam-Mitgliedern sorgfältig geprüft werden. Die Vorschau des Stimmzettels, der überprüft werden soll, kann über die Spalte Dokument geöffnet werden.

Abb. : Stimmzettel Vorschau

Folgende Punkte sollten unbedingt geprüft werden:

Sind alle Kandidaten vorhanden und wählbar - also sind sie aktiv wahlberechtigt? Sind sie alt genug?
Stimmen persönliche Angaben (Geschlecht, Bilder, Alter, usw.)?
Haben Kandidaten eventuell datenschutzmäßige Einwände formuliert? Darf die Adresse eventuell nicht veröffentlicht werden und spiegelt der Stimmzettel bzw. Aushang das wider?
Umfasst der Stimmzettel nur eine Seite, oder wurde versehentlich eine leere Seite angefügt? Stellen Sie sicher, dass der Stimmzettel exakt eine Seite umfasst!

Falls Fehler gefunden und der Entwurf somit nicht verwendet werden soll, kann ein neuer Entwurf mit demselben Vorgehen erstellt werden. Der fehlerhafte Entwurf bleibt in der Liste bestehen, bis er mithilfe des -Symbols gelöscht wird. Es ist empfehlenswert fehlerhafte Entwürfe zu löschen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Für den neuen Entwurf können fehlerhafte Kandidatenangaben in den Stammdaten korrigiert werden. Texte und Überschriften können direkt in der Dialogbox angepasst werden. Auch nachdem ein neuer Entwurf erstellt wurde, sollte gewissenhaft geprüft werden, ob noch Fehler vorhanden sind. Wenn der Stimmzettel fehlerfrei ist, kann als nächster Schritt der Status geändert werden.

1.4 Statusverwaltung:

Die generierten Dokumente durchlaufen verschiedene Status:

Entwurf: Nach der Erstellung befindet sich das Dokument zunächst im Entwurfsstatus.
Verbindlicher Aushang/Wahlvorschlag: Wird gesetzt, sobald der Entwurf geprüft und zur Veröffentlichung freigegeben wurde.
Frei zum Druck: Dieser Status wird erst aktiviert, wenn alle Rückmeldungen erfolgt sind und das endgültige Dokument für den Druck vorbereitet ist.

In der Spalte „Alle nächsten Status“ kann der nächste Status aktiviert werden. Der Status kann in der Spalte „Alle aktuellen Status“ eingesehen werden. Abhängig von den vorhandenen Berechtigungen des Nutzers ist die Statusveränderung „Frei zum Druck“ deaktiviert.

1.5 Erneute Überprüfung & Finalisierung:

Ein endgültiger Stimmzettel sollte erst nach dem Ende aller Rückmeldefristen erzeugt werden! Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte nach dem Ablauf der Fristen, um den endgültigen Stimmzettel zu erzeugen, der dann im Statusnetz auf „Frei zum Druck“ gestellt werden kann.

1.6 Statusänderung Wahlfunktion 1

Nachdem ein fehlerfreier Stimmzettel nach dem Ende aller Rückmeldefristen auf den Status „Frei zum Druck“ gestellt wurde, kann die erste Wahlfunktion auf den Status „erledigt“ geändert werden.