Helpdesk

Helpdeskanfragen ermöglichen den Austausch zu verschiedenen Themengebieten und können somit hilfreich bei Fragen und Problemen sein. Um die Funktion des Helpdesk zu nutzen, muss diese von der Wahlleitung freigeschaltet worden sein. Die angebotenen Themengebiete variieren, da sie von der Projektleitung festgelegt werden können. Typische Anwendungen sind Elektra-Support, Fragen zur Wahlabwicklung/Rechtliches, IT-Technik, Druck, Produktion und Versand.

Abb. : Tabelle Helpdesk-Tickets

Die erstellten Helpdesk-Tickets werden mitsamt aller eingegebener Informationen in einer Tabelle gelistet und sind ebenfalls für die zuständigen Bearbeiter sichtbar. Sie können von beiden Seiten bearbeitet werden und es gibt eine Filteroption, um nach Tickets mit bestimmten Status zu filtern. Die Filtermöglichkeiten sind mit denen der Fortschrittsanzeige identisch (mehr Informationen: hier).
Helpdesk-Tickets können als Aufgaben angesehen werden und sind in der Bearbeitung den Aufgaben im Reiter „Aufgaben“ ähnlich. Der Unterschied liegt nur in den verschiedenen Feldern, die ausgefüllt werden müssen.

Um ein Helpdesk-Ticket hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Helpdesk-Ticket hinzufügen“. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem das Problem bzw. die Frage spezifiziert werden kann.

Abb. : Helpdesk-Ticket erstellen

• Neben Dokumenten können auch andere Dateitypen angefügt werden z.B. Screenshots.
• Das Feld „Nächster Schritt“ vereinfacht die Kommunikation zwischen Antragssteller und Empfänger, indem auf einen Blick erkennbar wird, wer als Nächstes am Ticket arbeiten muss.
• Felder können jederzeit überarbeitet werden.

Alle Helpdesk-Tickets sind nach der Erstellung zentral bei der Projektleitung einsehbar und bearbeitbar. Weiterhin erscheint beim Bearbeiten eines Helpdesk-Tickets die Kommentar-Funktion. Diese ist bei der Erstellung noch nicht verfügbar. Die Kommentarfunktion kann genutzt werden, um bezüglich des Tickets zu kommunizieren. (Mehr Informationen zu Kommentaren: hier)
Wenn Helpdesk-Tickets erneut bearbeitet werden, sollte beachtet werden, dass „Nächster Schritt“ sich nicht automatisch umstellt. Damit ein Anliegen weiter von der Zentrale bearbeitet wird, ist es also wichtig, nach der Arbeit an einem Ticket, dieses Feld wieder umzustellen.