Aufgaben

Das Aufgaben-Management umfasst alle von der Projektleitung festgelegten Phasen und darin enthaltene Aufgaben. Die Phasen werden als Akkordeon dargestellt, die einzelnen Panels und können auf- und zugeklappt werden.

Mit der Fortschrittsanzeige können die Status der einzelnen Phasen überblickt werden:

Abb. : Fortschrittsanzeige

Die vier Bearbeitungsstatus werden durch unterschiedliche Farben dargestellt. Zudem können die Aufgaben nach verschiedenen Bearbeitungsstatus gefiltert werden. Sobald ein Filter ausgewählt ist, werden nur die Aufgaben angezeigt, die den jeweiligen Bearbeitungsstatus haben. Mit der Option „Alle“ können Filter wieder entfernt werden und es werden alle angelegten Aufgaben unabhängig vom Bearbeitungsstand angezeigt.

Unter der Fortschrittsanzeige befindet sich das Aufgabenheft. Die angelegten Aufgaben werden darin übersichtlich in Form einer Tabelle dargestellt. Die Tabelle besteht aus verschiedenen Spalten. Die verschiedenen Spalten werden im folgenden vorgestellt, genauso wie die jeweiligen Funktionen.

Abb. : Ausschnitt der Tabelle mit Aufgaben

Die erste Spalte zeigt zu welcher Kategorie eine Aufgabe gehört. Mögliche Aufgabenkategorien sind z.B. Ankündigung/Bekanntgabe, Meeting, Lesen & Lernen, Daten erfassen, Dokumente hochladen oder Entscheidung. Die Aufgabenkategorie wird durch die Projektleitung festgelegt und durch ein Icon dargestellt. Bei Mauszeigerkontakt wird die genaue Bezeichnung angezeigt.

An dieser Stelle wird der Titel und der Status der Aufgabe angezeigt. Ähnlich wie bei der Fortschrittsanzeige wird der Status mit verschiedenen Farben dargestellt. Das blaue Feld mit dem Aufgabentitel und Stift-Symbol öffnet ein Dialogfeld, mit dem die Aufgabe bearbeitet werden kann. Das Dialogfeld variiert hierbei von Aufgabe zu Aufgabe, da die Inhalte abhängig von hinterlegten Hilfsmitteln, Datenabfragen und Weiterem sind.

Die Frist zeigt das Datum, an welchem die Aufgabe erledigt sein soll und die Anzahl der noch vorhandenen Tage bis zur Frist an. Blau steht dabei für Fristen, die noch weit in der Zukunft liegen, gelb für nahende Aufgaben und rot für Aufgaben, die diese Woche anstehen oder überfällig sind. Sobald eine Aufgabe als erledigt markiert wurde, wird die Information grün dargestellt.

Die Spalte „Felder“ zeigt an, wie viele Aufgabenfelder der jeweiligen Aufgabe erledigt wurden. Die Felder, welche als Datenabfragen fungieren, befinden sich in dem Bearbeitungsfenster der Aufgabe. Sie ermöglichen eine strukturierte Interaktion zwischen dem Wahlamt bzw. der Wahlprojektleitung und den Verantwortlichen in den Standorten. In einer Aufgabe können mehrere Fragen von der Projektleitung hinterlegt und als optional oder Pflichtfeld markiert werden. Wenn die Felder Pflichtfelder sind, dann müssen die Abfragen beantwortet werden, bevor die Aufgabe als „erledigt“ gekennzeichnet werden kann.

Abb. : Beispiele für Aufgabenfelder bzw. Datenabfragen

Aufgaben können von der Projektleitung mit Hilfsmitteln ausgestattet werden. Das können Dokumente, Links oder Beschreibungen sein. Für PDF- oder Word-Dateien gibt es eine Vorschau, die aufgerufen werden kann. Dokumente können zudem heruntergeladen werden.

Abb. : Dokumentenvorschau

Die Spalte Bearbeiter () gibt an, zu welchem Zeitpunkt eine Aufgabe zuletzt aktualisiert wurde und von welchem Nutzer.

Diese Spalte zeigt den zuletzt hinzugefügten Kommentar zu einer Aufgabe an. Weitere Kommentare können von allen Standort-Mitgliedern über das Bearbeitungsfenster der Aufgabe oder über den -Button eingesehen werden.
Neue Kommentare können in dem Bearbeitungsfeld der Aufgabe verfasst werden. Nachdem ein Kommentar hinzugefügt wurde, kann hier auch die Veröffentlichungszeit und der Verfasser eingesehen werden. Kommentare können von dem Verfasser des Kommentares und den Systemadministratoren wieder gelöscht werden.